Jakiś czas temu pod moim komentarzem dotyczącym wirtualnej asysty pewien Pan skomentował/ zapytał, czy taka wirtualna asystentka (WA) parzy również kawę. Odpisałam, że tak – wirtualną 🙂 

Jakie masz pierwsze skojarzenie z hasłem „wirtualna asystentka” ? Czy też, wspomnianą kawę? A może ktoś z Twoich znajomych, prowadzących biznes, korzysta z usług wirtualnej asystentki i ten termin usługi nie jest Ci obcy?

Przyznam szczerze, że do lutego 2020 roku nie znałam terminu wirtualna asystentka. Kiedy przeczytałam kilka artykułów na ten temat, a także e-booka, uświadomiłam sobie, że to jest coś, co chce robić. 

W czym się specjalizuję?

Wybrałam specjalizację  w kierunku: grafik, materiałów PDF, które mogę robić w Canvie, pomocy przy WordPress (umieszczanie posta na blogu, dodawanie grafik, drobne zmiany), ustawienie newslettera, pomocy przy social mediach, podstawowej obróbce audio i wideo.

Jest tego sporo. Są jednak wirtualne asystentki, które specjalizują się tylko w jednej bądź dwóch dziedzinach np. WordPress (robienie stron www) bądź tylko graficzne rzeczy albo tylko newslettery. 

Uważam, że to ma swoje plusy, ponieważ taka WA jest specjalistą w konkretnym temacie. Minusem jest to, że jak jej klient chciałby dodatkowo jej zlecić np. prowadzenie social mediów to musi odmówić, bądź szukać podwykonawcy. 

W tym roku sporo firm przeszło do “onlajnu”. Dla niektórych przedsiębiorców większość rzeczy była nowością. Wirtualne asystentki dość często pomagały przy tym „przejściu”.

W czym może Ci pomóc Wirtualna Asystentka?

Przedsiębiorca prowadzący swój biznes offline, przechodząc do online potrzebował m.in kogoś: od zrobienia strony www, bądź sklepu, utworzenia fanpage, grupy, zrobienia ładnych grafik, e-booka, od copywritingu do stworzenia ładnych treści na stronę czy do postów albo pomocy przy tworzeniu kursów online. 

Jak wiesz, niezwykle ważną rzeczą jest „wyjście” do odbiorców przez video. Webinary, live czy nagrywanie strories to już codzienność, jeżeli prowadzisz swój biznes online. 

Wirtualna asystentka pomoże Ci przygotować webinar, moderować chat, przygotować prezentację czy pomóc przy wysyłce maili przed i po webinarze. Może także przygotować „prezent za zapis”.

Jeżeli nagrywasz video i umieszczasz je na You Tube, wirtualna asystentka może Ci je „obrobić”, umieścić na portalu, albo z video „wyciągnąć” audio, obrobić i umieścić je np. na stronce z podcastami.

Być może myślisz o wydaniu swojego kursu. Tutaj też możesz liczyć na pomoc WA. 

Social Media i wirtualna asystentka

Jeżeli chodzi o social media, to pewnie zauważyłaś, że zwykłe zdjęcia/grafiki nie przyciągają wzroku. Użytkownik np. Facebooka scrolluje tablicę i żeby zatrzymał się na Twoim poście, musisz wyróżnić się ciekawą grafiką i nagłówkiem. 

Coraz większą popularnością cieszą się grupy. Nie ma sensu jej zakładać, jeżeli nie zamierzasz w niej działać. Uczestnicząc „w życiu grupy” masz okazję zdobyć nowych klientów, pokazać się jako profesjonalista lub informować o nowościach w firmie. 

Pamiętaj też, że dziś jesteś na FB, LinkedIn czy Instagramie, ale jutro może nie być tych platform. Jak dotrzesz do swoich odbiorców? Musisz mieć bazę mailingową. To teraz standard.  Tak samo jak strona www. 

Jeżeli Mark Zuckerberg jutro postanowi, że likwiduje Facebooka, to Ty masz chociaż: swoją stronę www oraz listę mailingową i w ten sposób docierasz do swoich odbiorców. Zacznij ją budować już dzisiaj. Ważna jest systematyczność w mailach. Możesz informować o webinarach, nowych produktach, przedsprzedaży jakiegoś kursu, ale ważne, by umieszczać merytoryczną treść. 

No dobrze, ale wirtualne asystentki to nie tylko ww. specjalistki od spraw i działań online. 

A może pomoc w prywatnych sprawach? 🙂

Są wśród nas takie, które zajmują się sprawami typowo administracyjnymi czy nawet osobistymi (tzw. konsjerż).

Jeżeli Twoje działania są bardziej skierowane offline niż online, bądź od działań online masz sztab ludzi, a potrzebujesz “ogarniaczki” typowo biurowej, to też pomożemy 🙂 (w sensie my – wirtualne asystentki 🙂 ) 

Tak jak wspominałam wcześniej, są WA, które zajmują się np. prowadzeniem kalendarza, umawianiem spotkań, tworzeniem raportów, notatek ze spotkania, zamawianiem materiałów biurowych, przygotowywaniem dokumentacji np. dla księgowej.

Jeżeli nie wyrabiasz się z prywatnymi rzeczami jak np. zamówienie wizyty u lekarza, rezerwacji stoliku w restauracji, wyszukania wycieczki, bądź pomocy przy wyborze prezentu – to też znajdziesz wśród nas taką pomoc. 

Mnie zdarzyło się ostatnio zamawiać jedzenie dla klienta oraz uzupełniać w Excelu tabelkę z listą zakupów do rozpisanej diety 🙂 

Myślę, że chcąc rozwijać swój biznes online, nie stać w miejscu, to korzystanie z usług WA, jest teraz już standardem. 

Oddeleguj zadania, spędź czas z rodziną

Delegując zadania (takie, których nie umiesz/nie lubisz/ które zabierają Ci za dużo czasu) wirtualnej asystentce, możesz w tym czasie skupić się na rozwoju swojej firmy bądź poświęcić ten czas na spędzenie go z rodziną. 

Zauważ też, że czasem, zamiast spędzać czas na naukę nowego programu jak np. Canva (do grafik), Mailerlite ( do wysyłki newslettera) czy Audacity (do obróbki audio) lepiej zlecić zadanie WA, a samemu skupić się na kluczowych kwestiach w firmie.  

Jeżeli pisanie treści na blog czy do postów idzie Ci średnio, siadasz, piszesz, kreślisz i tak mija godzina za godziną … a następnie siadasz i robisz do tego grafiki, to pomyśl co mogłabyś w tym czasie zrobić dla swojej firmy. Czy nie lepiej zlecić to copywriterowi ?

W rzeczywistości istnieje ogromna ilość zadań, które możesz zaufać wirtualnej asystentce. Zaskoczę Cię, że udało mi się zestawić aż 50 różnorodnych zadań, ale nawet to nie obejmuje wszystkiego. Chętnie udostępnię Ci moją kompletną checklistę, która zawiera te wcześniej wspomniane 50 zadań dla Wirtualnej Asystentki.

Strona www – robić samemu czy zlecić?

Ze stronami www wiem, że są ambitne osoby, które same chcą zrobić swoją stronę (ja robiłam sama swoją 🙂 ). Na rynku jest mnóstwo kursów w tym temacie, jest też sporo materiałów na YT. 

Masz dwa wyjścia: kupujesz kurs i poświęcasz kilkadziesiąt godzin na zapoznanie się z kursem plus „postawienie” swojej strony. Dodatkowo musisz napisać treści na stronkę, przygotować grafiki.  Może Ci to zająć ok. miesiąca albo więcej.

Plus – satysfakcja, że sama zrobiłaś stronę i możesz/umiesz później nanosić zmiany. Minus- miesiąc „stracony”, na pewno nerwy i stres, że nie wszystko się udaje zrobić. 

Czasem lepiej jest zlecić komuś i mieć „problem” z głowy. 

Asystentka, to asystentka, nie “człowiek orkiestra” 🙂

Pamiętaj też, że wirtualna asystentka jest, nazwa wskazuje „asystentką”, więc nie jesteśmy „człowiekiem orkiestrą” :).

Moim skromnym zdaniem, jeżeli potrzebujesz kampanii marketingowej, to zastanów się, czy nie lepiej skorzystać z usług agencji marketingowej. 

Jeżeli potrzebujesz profesjonalne logo, pełną identyfikację wizualną marki, to lepiej udaj się do osoby, która tym się zajmuje i pracuje na odpowiednich programach. Tak by późnej można było logo umieścić np. jako baner, a nie tylko zastosować do social mediów. 

Ale też nie można przesadzać w drugą stronę. 

W październiku na grupie z ofertami pracy dla WA ukazał się post pana, który szukał WA ze znakomitą znajomością języka angielskiego za 27 zł/godzinę brutto. Inny szukał WA, gdzie z postu wynikało, że raczej szuka radcy prawnego, a nie asystentki. 

Nic na siłę, szukaj aż znajdziesz 🙂

Najważniejsze to nie szukać na siłę. 

Trzeba znaleźć taką WA, z którą będziesz się dobrze dogadywać, wspierać i nadawać na tych samych falach.

Z tego co widzę, na grupach biznesowych, teraz większość firm działających online, korzysta z usług wirtualnej asystentki. To chyba już taki standard, co mnie bardzo cieszy 🙂 

A Ty masz już swoją wirtualną asystentkę, czy jesteś typem „Zosi samosi” i wszystko zrobisz sama? 🙂