Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką – (podsumowanie cyklu porad)

Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką – (podsumowanie cyklu porad)

W tamtym tygodniu w mediach społecznościowych, przez 6 dni zamieszczałam cykl porad “Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką”.

Teraz postanowiłam zebrać je wszystkie i umieścić w jednym miejscu. Na blogu można rozwinąć daną myśl, post ma swoje ograniczenia znaków, a i też nie wszyscy czytają długie wpisy. 🙂

Wpadłam na pomysł cyklu porad dla przedsiębiorców, którzy myślą, o zatrudnieniu WA. Będą to porady, jak się przygotować do rozmowy, by była ona owocna i nie zabierała dużo czasu każdej ze stron. Obserwuję na grupach biznesowych, że pojęcie wirtualnej asystentki i jej usługi wzbudza dużo pytań. Jeżeli już zrobisz research bądź dasz ogłoszenie na grupach dla WA (tak są takie grupy na FB) i omówisz się z kilkoma WA, te porady na pewno Ci pomogą podczas rozmowy.

Przez tydzień mierz co robisz i przez ile czasu

Zastanawiasz się czasem, jak bardzo produktywny jest Twój dzień ? Ile tak naprawdę z założonych 8-10 godzin poświęcasz na pracę? Dokładnie pracę. Nie scrollowanie aplikacji typu FB, IG, nie „szperanie” w sieci, nie rozmowy telefoniczne. Pewnie zastanawiasz się, co ma piernik do wiatraka, przecież to cykl porad …

Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką checklista

Zgadza się. Mam dla Ciebie zadanie.

Zaloguj się na stronę toggl (albo inną aplikację mierzącą czas). Przez cały dzień włączaj stoper kiedy robisz jakieś zadanie. Dodaj nowe zadanie, start, stop i tak przez cały dzień Twojej pracy. Na koniec dnia zobacz, na co ile czasu poświęciłaś. Co Ci to da?

Zobaczysz czy nie masz w swoim dniu „pożeraczy czasu” (social media, prywatne rozmowy przez telefon), jeżeli myślisz o zatrudnieniu WA, to rób raporty przez cały tydzień.

Zobacz, co Ci zabiera najwięcej czasu oraz jakie zadania możesz oddelegować, by w tym czasie skupić się na kluczowych kwestiach w firmie. Zobaczysz też, ile czasu dane zadanie Ci zajmuje.

Brawo ! Już wiesz, co możesz oddelegować WA.

Gdzie jesteś w social mediach ?

Teraz porozmawiamy o liście narzędzi wspierających Twój biznes. Zapisz je wszystkie (Fanpage + grupa, konto na LI, IG, Twitter, Tik-Tok, YT, strona www, blog, newsletter, Allegro, sklep, platforma do kursów, platforma do podcastu).

To bardzo ważne dla Ciebie i dla WA. Chociażby dlatego, że unikniesz w trakcie współpracy zlecenia zadania z obszaru, o którym nie było mowy podczas współpracy.

Może okazać się, że WA tym się nie zajmuje i będziesz musiał szukać kolejnej lub nowej, która będzie dla Ciebie kompleksowym wsparciem.

Nie raz zdarzało mi się podczas rozmowy, gdzie miałam wszystko zanotowane, że klient na koniec sobie przypominał o 3-4 kolejnych programach … Po 2 zobaczysz, w czym Ci (potencjalna) WA jest w stanie pomóc.

Jeżeli pracujesz na programach, których ona nie zna, to zastanów się, czy chcesz, by się ich nauczyła, bądź czy zapewnisz jej przeszkolenie. Omów tę kwestię.

Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką - cykl porad

Zaufanie to podstawa

Delegując komuś zadania „na odległość”, może pojawić się u Ciebie wątpliwość „czy WA mnie nie oszuka”, czy nie policzy więcej czasu na zadanie.

Po pierwsze, zapewne będziesz zlecała zadania, które sama do tej pory wykonywałaś (patrz wyżej porada), wiec wiesz, co ile czasu mniej więcej zajmuje.

Ja zawsze mówię klientom, żeby doliczyli 20% do tego. Ty robisz coś z automatu, mając otwarte programy, ja muszę się zalogować (social media, www, newsletter), otworzyć np. pliki z treściami postów, pobrać grafiki na dysk, dokładnie przeczytać zadanie i jeżeli robię coś rzadko, to robię to dokładnie według procedur.

Z drugiej strony, mam kilku klientów, których muszę „obsłużyć” w ciągu dnia, więc staram się zrobić Twoje zadanie jak najszybciej (ale z zachowaniem dokładności), by przejść do kolejnego zadania.

Zatrudniając pracownika na etat, płacisz mu za 8 godzin, nieważne czy pracuje, czy scrolluje FB.

Nawiązując współpracę z WA, płacisz za rzeczywiście wykonaną usługę (asystentka wystawi Ci fakturę).

Sama zdecyduj.

Zapytaj podczas rozmowy, jak mierzy przepracowany czas, czy wysyła raporty. Ja korzystam ze wspomnianej aplikacji Toggl. Raporty wysyłam na życzenie klienta lub jak kończy się wykupiony pakiet.

W życiu, by mi nie przyszło, by dodać minuty do zadania. Każda z nas pracuje na dobre imię. To środowisko nie jest duże. Wiadomo, jak w każdej w pracy, mogą zdarzyć się wyjątki i nieuczciwe osoby.

Dodatkowe kwestie

Dobijamy do brzegu …

  • zapytaj się wirtualnej asystentki, jak będzie się z Tobą rozliczała, czy wystawia faktury VAT, czy bez VAT, czy może umowa o dzieło?
  • jeżeli planujesz cotygodniowe spotkania podsumowujące/planujące tydzień, poinformuj o tym kandydatkę. Może Cię zapytać, czy ten czas będzie wliczany do czasu pracy,
  • zapytaj kiedy planuje urlop i jak wtedy z dostępnością, w jakich godzinach pracuje, żeby nie okazało się, że WA pracuje na etacie, a wirtualną asystą zajmuje się „po godzinach”,
  • zapytaj o preferowany sposób zlecania zadań. Pamiętaj im dokładniej rozpisane procedury, tym dla nas lepiej. Ja uwielbiam Asanę i na niej współpracuję z klientami,
  • sprawdź referencje, opinie o WA, stronę www/fanpage (jeżeli posiada), jeżeli jest to początkująca WA, która nie ma portfolio, możesz zapytać, czy zrobi dla Ciebie zadanie próbne, które powinno jej zająć max. 15-25 minut, nie więcej !
  • zapytaj, czy ma umowę współpracy, po kogo stronie leży jej sporządzenie,
  • zapytaj, czy działa zgodnie z przepisami RODO, jak zabezpiecza swój komputer, hasła, które udostępniasz (ja używam GSuite i LastPass),
  • na etapie umawiania spotkania możesz dać znać „gdzie jesteś” w sieci, ponieważ my też przygotowujemy się do rozmowy. Sprawdzam, jak wygląda strona www klienta, jak prowadzi swój fanpage, czego brakuje, czy jest spójność (czy jest identyfikacja wizualna marki), co mogę zasugerować, co bym zmieniła
  • przed rozmową możesz podpisać NDA.
Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką - cykl porad

Mam nadzieję, że jesteś już dobrze przygotowana do rozmowy z WA. Pozostaje mi tylko życzyć owocnej współpracy. Pamiętaj, że WA nie jest Twoim pracownikiem. Jest przedsiębiorcą, więc jest to współpraca partnerska. Dlatego, jako przedsiębiorca rozumie wyzwania biznesu i tym bardziej może Ci pomóc rozwinąć Twój biznes.

DELEGOWANIE nie jest proste, ale można się jego nauczyć. Delegujemy nie tylko w biznesie, ale też w życiu prywatnym.

Mam dla Ciebie do pobrania checklistę pod tym samym tytułem co cykl porad. Wydrukuj ją sobie przed spotkaniem z potencjalną wirtualną asystentką i bądź dobrze przygotowana do rozmowy

.

Subscribe
Powiadom o
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments