You are currently viewing Co i kiedy delegować?

Co i kiedy delegować?

Twoja skrzynka mailowa pęka w szwach. No nic. Trzeba się za nią zabrać. Przeglądasz wiadomość za wiadomością. A końca nie widać. Mija 3 godziny, a Ty masz już dosyć. 

A gdyby tak… oddelegować zarządzanie skrzynką wirtualnej asystentce? 

“Ale nikt nie zrobi tego tak dobrze, jak ja!”

Zosia-samosia

Delegowanie to nauka odpuszczania. Bo trzeba odpuścić sobie wizję Zosi-samosi, która nie potrzebuje z niczym pomocy. Często widzę ten problem u przedsiębiorczyń. Kobiety na własnej działalności wpadają w pułapkę robienia wszystkiego samodzielnie. I oczywiście, początki zazwyczaj tak wyglądają. Jednak na dłuższą metę to się nie sprawdza. Można się szybko wypalić. Rozwiązaniem może być wprowadzenie usprawnień w swojej pracy albo delegowanie zadań.

przytłoczenie

Kiedy delegować?

Na każdym etapie własnego biznesu trzeba podjąć decyzję – potrzebuję optymalizować swój czas czy pieniądze. 

Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze zbyt wielu zleceń, delegowanie ze względu na czas nie jest trafną decyzją. Natomiast w przypadku dojrzałego biznesu już tak. Tutaj czas jest środkiem deficytowym.

Powtarzalne zadania

Ok, podjęłaś decyzję, że chcesz odzyskać swój czas.

Ale co najlepiej oddelegować?

Zastanów się, gdzie marnujesz swój czas.

Podpowiadam: najwięcej czasu idzie na powtarzalne zadania, takie jak właśnie odpisywanie na maile. 

Usprawnianie pracy zamiast delegowania

“Ale słuchaj Dorota, nie mogę sobie jeszcze pozwolić na delegowanie. Jakie masz dla mnie rady?”

  • Odpisywanie na maile planuj sobie w godzinach, kiedy Twoja energia spada. Nie poświęcaj na skrzynkę godzin, w których pracuje Ci się najlepiej. Warto też wyznaczyć sobie jedno okno czasowe w ciągu dnia na to zadanie. Nie musisz odpowiadać natychmiastowo. Przeskakiwanie między zadaniami jest bardziej męczące.
  • Możesz przeanalizować dotychczasowe wiadomości i wypisać najczęściej pojawiające się pytania. Na tej podstawie stwórz kilka szablonów odpowiedzi. Dzięki temu nie będziesz musiała pisać od nowa każdej wiadomości :). Rozwiązaniem może być też umieszczenie na Twojej stronie internetowej zakładki FAQ, czyli z najczęściej zadawanymi pytaniami.
  • Przygotuj plik z opisem oferty, który będziesz dostosowywać do klienta. Nie będziesz musiała spędzać długich godzin na tworzeniu oferty, kiedy ktoś się do Ciebie zgłosi, co najwyżej edytujesz kilka podpunktów 🙂
powtarzalne zadania

Wybór zadań do oddelegowania

A kiedy Twój biznes będzie na etapie, kiedy delegowanie jest niezbędne: jak wybrać co oddelegować?

Zapytaj siebie:

  • Na czym się nie znam i nie chcę inwestować w to, żeby się tego nauczyć? (przykłady: rozliczanie firmy, ustawianie płatnych reklam na Instagramie i Facebooku, tworzenie grafik na social media, postawienie strony www, montaż filmików, copywriting)
  • Co jest największym pożeraczem mojego czasu? (przykłady: research do tekstów, odpisywanie na wiadomości)
  • Jakie zadania muszę robić osobiście, a jakie nie wymagają mojej obecności? (przykład: nagrywanie mówionego InstaStory wymaga mojego zaangażowania, ale montaż i wrzucanie może zrobić ktoś inny)
  • Czego nie lubię robić w moim biznesie? (przykłady: przygotowanie do kampanii sprzedażowej, pisanie newsletterów)
co możesz oddelegować

Jeśli zastanawiasz się, co jeszcze mogłabyś oddelegować, Możesz też pobrać moją checklistę “50 zadań do delegowania”. Jest ona zarówno dla przedsiębiorcy jak i wirtualnej asystentki. 

Komu możesz delegować zadania?

Jeśli jesteś wirtualną asystentką, możesz podjąć współpracę z inną WA. 

Dobrą opcją jest też znalezienie freelancera, który zna się na danej rzeczy (np. jest grafikiem). Chyba najmniej popularne jest zatrudnianie pracownika. Dlaczego? To kwestia wyższych kosztów, ale także świadomości, że musisz zarobić na dwie wypłaty i na Ciebie niejako spoczywa odpowiedzialność za was oboje. Zatrudnianie wiąże się również z koniecznością przeprowadzenia rekrutacji. Trzeba się zastanowić czy chce się szkolić nową osobę, czy łatwiej jest delegować zadania specjalistom w danym obszarze 🙂

Czy delegowanie jest proste?

Tego trzeba się nauczyć. Musisz wiedzieć, czego oczekujesz od osoby, z którą chcesz współpracować i umieć wytłumaczyć jej zadanie. A po wykonaniu właściwie je ocenić. Wszystko rozchodzi się o umiejętność skutecznej komunikacji. Mów jasno i konkretnie. Pomoże to uniknąć nieporozumień i obsuwy czasowej, kiedy zadanie nie jest wykonane tak, jak o to prosiłaś.

Jak przygotować się do rozmowy z podwykonawcą, wirtualną asystentką? 

Zachęcam Cię do pobrania mojej autorskiej checklisty “Jak przygotować się do rozmowy z wirtualną asystentką?”. Wydrukuj ją sobie przed spotkaniem z potencjalną wirtualną asystentką/podwykonawcą i bądź dobrze przygotowana do rozmowy.

Podsumowanie

W biznesie najwięcej czasu marnuje się na powtarzalne zadania. Ratunkiem może być delegowanie. Zamiast delegowania możesz spróbować usprawnić swoją pracę, tworząc na przykład szablony. Wybierając zadania do oddelegowania, zwróć uwagę na to: co pożera Twój czas, czego nie lubisz robić i co koniecznie trzeba zlecić specjaliście. Zadania możesz delegować wirtualnej asystentce lub zatrudnić pracownika. Delegowania, jak wszystkiego, trzeba się nauczyć 🙂