Praca zdalna jest tematem, który wzbudza mieszane emocje. Równie łatwo znaleźć jest jej  orędowników jak i przeciwników.

Jedni będą wskazywać na minusy związane z trudnościami w odnalezieniu granicy między pracą, a życiem prywatnym czy poczuciem izolacji. Z drugiej strony, wiele osób doceniło korzyści z niej wynikające, np. brak konieczności dojeżdżania do biura, mniej zakłóceń czy elastyczne godziny pracy.

Jednocześnie dla wielu przedsiębiorców – szefów i menedżerów, prowadzenie zespołów, które nie znajdują się w tym samym miejscu, może być poważnym wyzwaniem. Na porządku dziennym są pytania o zaufanie, produktywność, motywację czy komunikację.

Poniżej przedstawiam kilka wskazówek na skuteczne zarządzanie pracownikami zdalnymi. Rady te będą również pomocne w przypadku nawiązania współpracy z wirtualną asystentką czy freelancerem. 

1. Ustal oczekiwania od samego początku

Już od pierwszego dnia pokaż pracownikom, jakie są standardy dotyczące ich pracy. Daj im jasny obraz tego, co to znaczy dobrze wykonywać swoją pracę, aby wiedzieli, kiedy ją wykonują, a kiedy nie.

Dzięki temu lepiej zrozumieją, gdzie pasują do Twojej organizacji i jakiego rodzaju informacji zwrotnej mogą oczekiwać.

2. Wyznacz granice

Wielu przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają współpracę z osobami pracującymi zdalnie, błędnie zakłada, że jeśli ktoś pracuje w domu to, będzie się on obijać zamiast realizować swoje zadania.

Praca zdalna jest z nami już jakiś czas, dzięki temu wiemy, że jednym z zagrożeń z nią związanych jest przepracowanie.

Bez wyraźnych granic między życiem osobistym a godzinami pracy, pracownicy zdalni często pracują po godzinach. Jest już 17:00 i czas kończyć, ale został jeszcze jeden e-mail do wysłania, jeden klient do obsłużenia i zanim się zorientujemy zegarek pokazuje 22:00.

Aby temu zapobiec, ustal jasne granice dla swojego zespołu.

3. Korzystaj z narzędzi do zarządzania

Wiele narzędzi zachęca do produktywnej komunikacji i pomaga budować społeczność. Dobrze funkcjonujący zespół koncentruje się na realizacji celów projektu.

• Do komunikacji wewnętrznej, warto korzystać np. z aplikacji Zoom, Microsoft Teams. czy Slack. 
• Do zarządzania projektami, świetnie sprawdza się Asana, Jira, Trello. Z pewnością istnieje jeszcze wiele aplikacji, które działają równie dobrze. Narzędzie do zarządzania projektami ułatwia kontrolę nad poszczególnymi zadaniami i ogólną realizacją projektu.

W przypadku konkretnych zadań – istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają wykonywanie zadań zdalnie, np. Togll jest aplikacją do mierzenia czasu. Jest ona niezwykle pomocna przy rozliczaniu się w przypadku stawek godzinowych.

4. Zacznij współpracować z Project Managerem

Project manager, inaczej koordynator projektu, kierownik projektu, program manager, to osoba, która zajmuje się opracowywaniem i realizowaniem projektów – od ich rozpoczęcia do momentu oddania finalnego produktu.

Zdolny kierownik projektu jest nieoceniony dla biznesu. Jest to bowiem specjalista, który pomoże Ci zrównoważyć harmonogram, budżet i ogólny zakres projektu. Jednocześnie zarządza zespołem bądź koordynuje pewną grupę, m.in. zleca zadania, motywuje oraz sprawdza jak pracownicy wywiązują się ze swoich obowiązków.

5. Skup się na wynikach, a nie na ilości przepracowanych godzin

Produktywność mierzona ilością czasu, którą ktoś spędził w pracy, przy biurku odeszła do lamusa. Najważniejsze powinny być osiągane wyniki, a nie to czy ktoś rzeczywiście spędził 8 godzin przy komputerze.  

W pracy zdalnej dobrze sprawdza się wyznaczanie celów – dziennych, tygodniowych, kwartalnych lub miesięcznych. Trzymanie się celów zamiast przepracowanego czasu pozwala na większą elastyczność, a jednocześnie utrzymuje wysoką produktywność.

6. Regularnie doceniaj pracę Twojego zespołu

Pracownicy zdalni wbrew pozorom – poświęcają na pracę średnio więcej godzin niż Ci, którzy pracują stacjonarnie. Porozmawiaj ze swoimi znajomymi, którzy pracowali zdalnie, zapytaj ich, czy siedzieli i mieli “luz”, czy wbrew przeciwnie – mieli masę pracy. Zupełnie inaczej jest pracować wśród ludzi, w biurze, gdzie można do kogoś podejść, zapytać, a inaczej, kiedy cała praca i komunikacja odbywa się online. Jednak pomimo większego obciążenia pracą, pracownicy zdalni mają oni tendencję do czucia się jak outsiderzy.

Świetnym sposobem na uniknięcie poczucia izolacji jest okazywanie uznania dla ich pracy. Korzystaj z platform internetowych, które pozwalają Twojemu zespołowi widzieć, komentować i chwalić się nawzajem w czasie rzeczywistym. Wiele badań wykazało, że pracownicy, którzy czują się doceniani, wykazują większe zaangażowanie.

Podsumowanie

Praca zdalna musi opierać się na zaufaniu i szacunku, aby to środowisko mogło się dalej rozwijać. Niby oczywistość, a jednak zdaje się, że promowanie tych podstawowych wartości w miejscu pracy nigdy nie było tak ważne.

Podsumowując:

• Wykorzystaj technologię, aby pozostać w kontakcie,
• Upewnij się, że pracownicy mają narzędzia, których potrzebują,
• Bądź zorganizowana,
• Skup się na odpowiednim wdrażaniu oraz zatrudnianiu właściwych osób,
• Zachęcaj do przestrzegania równowagi między pracą, a życiem prywatnym,
• Chwal i doceniaj pracę innych,
• Wartości i inicjatywy mogą pomóc w budowaniu silnych i zdrowych relacji w pracy (również tej zdalnej).