Wraz z rozwojem biznesów oraz możliwości pracy w domu, wiele osób zwraca się ku zawodom cyfrowym, które z każdym rokiem zyskują na znaczeniu. Tak jest chociażby w przypadku wirtualnych asystentek. Są one cenionymi pracownikami, pomagając przedsiębiorcom w efektywnym wykonywaniu wielu czasochłonnych zadań.
W zależności od branży, WA będzie potrzebowała innego zestawu umiejętności. Niektóre role są bardziej techniczne, inne bardziej kreatywne, jednak wszystkie wymagają od WA, umiejętności miękkich.
Umiejętności miękkie w pracy wirtualnej asystentki i dlaczego ich potrzebujesz
Jak wszyscy wiemy umiejętności miękkie to umiejętności społeczne, które są niezbędne w codziennej pracy, gdyż umożliwiają interakcję z innymi ludźmi.
Ten rodzaj umiejętności musi opanować każda wirtualna asystentka – niezależnie od tego czy dopiero stoi na początku drogi zawodowej czy jej kariera jest już dobrze rozpędzona.
Branża wirtualnej asysty opiera się na świadczeniu usług, gdzie pracujemy 1:1 z klientami. W tej pracy w równym stopniu chodzi o realizację określonych zadań jak i o budowanie oraz utrzymywanie silnych relacji z naszymi klientami.
Umiejętności techniczne wirtualnej asystentki
Dla WA ważna jest znajomość najnowszego oprogramowania do zarządzania projektami i narzędzi do pracy zespołowej. Choć każda firma może korzystać z innych technologii, znajomość najważniejszych systemów ułatwia szkolenie i wprowadzenie do pracy.
Umiejętności techniczne mogą obejmować znajomość:
- Asany
- Trello
- Canvy
- Microsoft Office
5 umiejętności które powinna rozwinąć wirtualna asystentka
- Komunikacja
Jedną z kluczowych umiejętności wirtualnej asystentki jest komunikacja, zarówno asynchroniczna, jak i synchroniczna. Czasami możesz pracować w czasie rzeczywistym z klientem podczas wideokonferencji lub rozmowy telefonicznej, a innym razem dasz aktualizacje za pośrednictwem e-maila.
Firmy i prywatni przedsiębiorcy angażują wirtualne asystentki, ponieważ potrzebują pomocy w wypełnianiu zadań. Jako WA reprezentujesz swoich klientów podczas wysyłania e-maili, interakcji z użytkownikami w social mediach lub wykonując telefony. Rozwinięte umiejętności komunikacji są więc koniecznością.
2. Skuteczne zarządzanie czasem
Skuteczne zarządzanie czasem polega na ustalaniu priorytetów, rozsądnych terminów i trzymaniu się ich. WA potrzebują tej umiejętności, ponieważ często mają do czynienia z konkurencyjnymi zadaniami i ograniczeniami czasowymi.
Dodatkowo, jako WA sama ustalasz swój harmonogram i decydujesz, kiedy podjąć zlecenia lub powiedzieć “tak” nowym klientom. Każde zadanie, którego się podejmujesz musi być wykonane na czas. Częścią efektywnego zarządzania czasem jest poznanie swoich możliwości – ile realnie możesz wykonać w ciągu dnia.
3. Skrupulatność + umiejętności organizacyjne
WA muszą być skrupulatne i dobrze zorganizowane, by zachować równowagę między wydajnością a dokładnością.
Umiejętności organizacyjne pomagają zarządzać działaniami związanymi z pracą, dokumentami i terminami. Umiejętność tworzenia i utrzymywania zorganizowanego systemu ma znaczenie, ponieważ WA koordynują pracę swoich klientów.
KLIKNIJ TUTAJ I POZNAJ ZAWÓD WIRTUALNEJ ASYSTENTKI
4. Samodyscyplina i motywacja
Jako WA, najpewniej będziesz pracować z domu i sama będziesz sobie szefem, a to oznacza, że sama musisz wypracować mechanizmy, dzięki którym będziesz zdyscyplinowana i zmotywowana do pracy.
Gdy wirtualni asystenci są zorganizowani i stosują się do regularnej rutyny pracy, łatwiej im zachować motywację przez cały dzień.
Wskazówki dotyczące poprawy motywacji i koncentracji:
- Stwórz harmonogram pracy i trzymaj się go
- Znajdź poranną rutynę, która będzie dla Ciebie odpowiednia
- Wyznacz sobie wolne od rozproszenia (bez powiadomień spoza pracy) godziny pracy
- Rób sobie przerwy
- Pisz listy rzeczy do zrobienia i sprawdzaj je po kolei
5. Niezawodność
Firmy chcą współpracować z osobami, którym mogą zaufać, że będą wykonać przydzieloną pracę na czas, bez błędów, a równocześnie będą dostępne, gdy zajdzie potrzeba.
Pamiętaj, reputacja ma znaczenie. Posiadanie pozytywnych recenzji od innych klientów pokazuje, że jesteś niezawodna i można bez obaw powierzyć Ci nowe zadania.
Porady dla bycia niezawodnym wirtualnym asystentem:
- Dotrzymuj terminów
- Nie bierz więcej zleceń niż jesteś w stanie obsłużyć
- Poproś o ocenę, gdy projekt się kończy
- Zadawaj pytania, jeśli nie jesteś pewna co do wymagań pracy
Podsumowanie
Bez względu na to, jak niesamowitą wirtualną asystentką jesteś, najważniejszą cechą, jaką możesz mieć, jest bycie otwartą na naukę i rozwój. Nikt nie lubi wszystkowiedzących, więc wskazane jest, aby w razie potrzeby WA była otwarta na zdobywanie nowej wiedzy.
