Wirtualne asystentki odgrywają coraz większą rolę w dzisiejszym świecie biznesu, wspierając przedsiębiorców w różnorodnych zadaniach administracyjnych i organizacyjnych. Czy jednak osoba pracująca jako wirtualna asystentka może skorzystać z nierejestrowanej działalności gospodarczej (NDG) jako sposób na legalne rozliczanie się za swoje usługi? Warto zgłębić tę kwestię, aby zrozumieć, czy NDG może być praktykowane w tej dziedzinie.
Czy NDG można stosować w zawodzie wirtualnej asystentki?
Tak, nierejestrowana działalność gospodarcza jest opcją, którą wirtualne asystentki mogą rozważyć. Wirtualne asystentki oferują różnorodne usługi, takie jak zarządzanie kalendarzem, obsługa poczty elektronicznej, organizacja podróży czy prowadzenie mediów społecznościowych. Wykorzystanie NDG pozwala na legalne świadczenie tych usług na własny rachunek, bez konieczności zakładania formalnej firmy.
Jakie są zasady korzystania z NDG?
Aby móc skorzystać z nierejestrowanej działalności gospodarczej (NDG), musisz sprostać dwóm istotnym warunkom. Po pierwsze, twój przychód musi pozostawać poniżej ustalonego minimum. W obecnej chwili to minimum wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia. W drugiej połowie roku 2023 minimalna płaca wynosi 3600 złotych, co oznacza, że twoje dochody nie mogą przekraczać kwoty 2700 złotych. W miarę wzrostu minimalnego wynagrodzenia, wzrośnie również górny limit dochodów. Drugi warunek dotyczy historii twojej działalności – musisz albo nigdy wcześniej nie prowadzić działalności gospodarczej, albo jeśli już taką prowadziłeś, to od daty zamknięcia poprzedniej działalności musi upłynąć co najmniej 60 miesięcy (czyli 5 lat).
Sam fakt, że nie masz zarejestrowanej firmy nie zwalnia Cię z etyki biznesowej.
Warto szczególnie zwrócić uwagę na:
- Legalność działań: Upewnij się, że wybrane usługi mieszczą się w ramach obowiązujących przepisów. Znajomość prawa jest kluczowa, aby uniknąć nieporozumień i problemów.
- Umowy z klientami: Chociaż NDG jest mniej formalne, warto sporządzać umowy z klientami. W dokumencie tym zawrzyj zasady współpracy, zakres usług, stawki i terminy płatności.
- Prywatność klientów: Wirtualne asystentki często mają dostęp do poufnych informacji klientów. Pamiętaj o zachowaniu odpowiednich standardów bezpieczeństwa i poufności danych.
Czy można rozliczać koszty w NDG?
Tak, wirtualne asystentki mogą uwzględniać koszty związane z prowadzeniem swojej działalności. Mogą to być koszty narzędzi pracy, opłaty za dostęp do specjalistycznych programów czy nawet koszty związane z promocją usług.
Pamiętaj jednak o prowadzeniu dokładnych zapisów, aby móc odpowiednio rozliczyć się z fiskusem. Poprzez dokładny zapis mamy na myśli potwierdzenie poniesionego kosztu fakturą imienną. Bardzo ważne jest to, że w przypadku ewentualnej kontroli Twoimi kosztami mogą być zakupy, co do których nie ma żadnych wątpliwości, że są Twoje. Dlatego potrzebna jest faktura imienna, a nie zwykły paragon.
W przypadku WA kosztami najczęściej są dostępy do oprogramowania, narzędzi do pracy, szkoleń branżowych, utrzymania sklepu czy strony www, koszty reklamy, koszy sprzętu np. komputer, drukarka itp. Ale też mogą być nimi wszystkie inne koszty pod warunkiem, że jesteś w stanie udowodnić, że były niezbędne do Twojej pracy.
Jak się rozliczyć z NDG
Rozliczenie w ramach nierejestrowanej działalności gospodarczej obejmuje podatek dochodowy od osiągniętych przychodów. Rozliczenie z nierejestrowanej działalności gospodarczej odbywa się rocznie na PIT 36. Wpisujesz do niego swoje przychody oraz koszty związane z NDG. Ważne jest to, że w trakcie roku nie opłacam żadnych zaliczek na podatek PIT. Twoim obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów np. w Excel. Na koniec roku sumujesz je i wpisujesz do odpowiednich pozycji na PIT36. PIT należy złożyć do końca kwietnia za rok poprzedni i wtedy też należy opłacić należny podatek. NDG rozliczamy wg progów podatkowych, a tym samym dochody do 120 tys rocznie będą miały podatek 12%, nadwyżka będzie podlegała pod podatek 32%.
NDG i realizacja usług – na co uważać?
Od dawna toczy się spór dotyczący klasyfikacji usług świadczonych w ramach nierejestrowanej działalności gospodarczej (NDG) jako umów zlecenia zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach społecznych. Różne oddziały Zakładu Ubezpieczeń Społecznych prezentują zróżnicowane stanowiska w tej kwestii. Ostatnio jednak pojawił się na oficjalnej stronie rządowej wpis, który rzuca nowe światło na tę debatę. Wprowadza on klarowność w klasyfikacji usług i ich opodatkowaniu w kontekście NDG.
Według najnowszej publikacji rządowej, jeśli osoba świadczy usługi takie jak umawianie spotkań czy inne działania przypominające umowę zlecenia, to klient korzystający z takiej usługi powinien ją traktować jako umowę zlecenie. W praktyce oznacza to, że osoba świadcząca takie usługi powinna rozliczyć odpowiedni podatek oraz składki ZUS. Z kolei ciekawym punktem jest fakt, że taka klasyfikacja nie dotyczy sprzedaży produktów. Jeśli więc jako przedsiębiorca oferujesz klientowi grafiki, raporty czy prezentacje w formie plików, to już nie jest to uważane za usługę, lecz za sprzedaż produktu.
Nie ma jednoznacznych przepisów mówiącym o tym jak podejść do usług w NDG. Dlatego zalecamy albo sprzedaż produktów, albo przed wystawieniem rachunku/faktury na usługę wystąpić o indywidualną interpretację do ZUS-u.
Zakończenie
Dla wirtualnych asystentek, które poszukują elastycznego sposobu na legalne świadczenie swoich usług, nierejestrowana działalność gospodarcza może być atrakcyjną opcją. Pamiętaj jednak, że choć mniej formalna, NDG nadal wymaga przestrzegania prawa, dbałości o jakość usług oraz zachowania odpowiednich standardów etycznych. Dzięki właściwemu podejściu możesz skutecznie wykorzystać NDG jako narzędzie do rozwoju swojej kariery wirtualnej asystentki.
autor wpisu: Justyna Broniecka
Przedsiębiorca, menadżer. Od prawie 10 lat właścicielka i twarz marki ZUS to nie MUS. Jej misją jest
edukacja i uświadamianie klientów odnośnie systemu podatkowego Chce, aby przedsiębiorcy
wiedzieli jakie są możliwości oraz z czym wiążą się poszczególne wybory. Przeszkoliła ponad 5 tys
osób. Jest często zapraszana na konferencje, wykładowca w szkołach wyższych. Jej szkolenia i
wystąpienia oceniane są jako praktyczne, użyteczne i ciekawe. Fanka logicznego myślenia oraz
ułatwiania sobie życia.
Od prawie 10 lat członek międzynarodowej organizacji Toastmasters, gdzie doskonali swoje
umiejętności przemawiania publicznego oraz zarządzania. Otrzymała tam najwyższy tytuł DTM
(Distinguished Toastmaster). Prywatnie pasjonatka podróży, szczególnie do Afryki.
Interesuje Cię temat NDG? Zobacz najnowszą książkę autorstwa Justyny Bronieckiej i Agnieszki Grzymała. Możesz ją kupić w wersji papierowej lub PDF.
Wpisz kod rabatowy: NDG61 i uzyskaj 20% zniżki 🙂
