Czym zajmuję się jako wirtualna asystentka

Dziś chcę napisać jakie zadania wykonuję ja- jako wirtualna asystentka- dla moich klientów.

Oczywiście będzie tu mowa tylko o części zadań, bo nie mogę też zdradzać pomysłów czy planów moich klientów.

Jak zaczynam pracę każdego dnia – bez plannera ani rusz 🙂

Z klientami współpracuję na programie zwanym Asana. Tam mam rozpisane dane zadania/projekty na dany dzień, a czasem na określoną godzinę. 

Zdarza się też, że ja pełnię rolę project managera i rozpisuję wszystkie zadania, podzadania, przypisuję osoby i terminy do zadań czy pilnuję, czy zostały zrobione. 

Dzień, dwa wcześniej w moim plannerze papierowym rozpisuję sobie wszystkie zadania z następnego dnia. Oczywiście nie kropka w kropkę, tylko skrótowo, szablonowo, „osadzam” w godzinach. 

Dzięki temu wiem, co o której godzinie robię, tak by o niczym nie zapomnieć. 

Oczywiście mogłabym „przeskakiwać” pomiędzy 10 kartami w Asanie (każdy klient ma swoje konto w Asanie, więc ja mam otwarte np. 10 kart) i patrzeć co u kogo mam zrobić.

Stop.

Tak właśnie pracowałam w ubiegłym roku.

Traciłam czas na „przeskakiwanie”, a luki czasowe nie wiedziałam, na co przeznaczyć. 

Od stycznia, rano siadam do komputera, sprawdzam pocztę, otwieram Asanę, patrzę, czy pojawiły się jakieś powiadomienia, wiadomości, komentarze do zadań. 

Następnie zaglądam do plannera i po kolei robię wszystkie zadania. Te, co zrobię – wykreślam. Super uczucie, jak widzisz, że z listy rzeczy “todo” ubywa ich. 

Rozpisując zadania dzień wcześniej, widzę, gdzie mam przestrzeń np. na sprawy prywatne, własną edukację, czas na webinar czy działania w swoich social mediach. 

Zawsze zostawiam sobie taki bufor ok. 1 godziny na zadania nieplanowane, nagłe, bo różnie to bywa – np. telefon od potencjalnego klienta, czy nagła zmiana planów u klienta. 

Czyli: robię zadanie, wykreślam je w plannerze, zamykam task w asanie i „idę” do kolejnego zadania. 

Taki mam rytm dnia od stycznia i super on mi się sprawdza. 

Do wykluczenia mam jeszcze „pożeracze czasu” typu messenger czy FB, LI, które też mi zabierają czas. 

Dlaczego planowanie jest takie ważne ?

Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” (polecam) napisał:

“(…) każda minuta poświęcona przygotowaniu planu działania oszczędza aż 10 minut czasu potrzebnego do wykonania danego przedsięwzięcia. Opracowanie listy zadań na bieżący dzień zajmuje 10-12 minut, lecz ta skromna inwestycja pozwoli zaoszczędzić mniej więcej dwie godziny (100-120 minut) straconego czasu i próżnego, rozproszonego wysiłku podczas dnia. (…) Plan na następny dzień przygotuj zawsze dzień wcześniej, najlepiej wieczorem

Moderuję chat podczas LIVE i webinarów

Trzy razy w tygodniu moderuję chat podczas LIVE – dwa razy w Gazecie Ubezpieczeniowej,  a co środa – Marketing to podstawa. 

W przypadku MTP- otrzymuję treść do wydarzenia (LIVE), następnie ją sprawdzam, tworzę wydarzenie na FB, wklejam treść, dodaję emoji, przygotowuję grafikę do wydarzenia i je publikuję. 

Podczas LIVE: witam uczestników, zamieszczam różne linki: do materiałów, programów czy stron gości, hasła, po których bot wysyła wiadomość, udostępniam LIVE na grupach. 

Po LIVE zmieniam opis w poście, miniaturkę, kontaktuję się z uczestnikami, którzy coś wygrali lub nie otrzymali wiadomości od Bota. 

Po live, kolejnego dnia, publikuję post podsumowujący LIVE: sprawdzam ponownie otrzymaną treść – czy nie ma błędów, czy jest logiczna, czy coś bym zmieniła. Następnie przygotowuję grafikę, kopiuję treść, publikuję na FB, IG, LI – kontach klienta. 

Do moich zadań zawiązanych z LIVE należy: 

usunięcie zapowiedzi LIVE

zmiana opisu na YT

edycja video 

sprawdzenie komentarzy na YT 

i inne… 

Podczas webinarów moja rola polega na moderowaniu chatu, zamieszczaniu odpowiednich „wezwań do działania”, witaniu uczestników, odpowiadaniu na komentarze, pilnowaniu czy ktoś nie pisze, że zgubił link do webinaru. 

U trzeciego klienta, po webinarze moim zadaniem jest: usunięcie (montaż video) początku i końca, wstawienie grafiki początkowej i końcowej do video, zamieszczenie video na YT, dodanie opisu i parametrów.

Dodam też, że zajmuję się dodawaniem napisów do filmu – bezpośrednio na YT. 

Wiedziałaś, że te zadania może też robić wirtualna asystentka? Kto u Ciebie tym się zajmuje? 

Social Media  – jakie zadania ma wirtualna asystentka

Od razu zacznę, że nie piszę treści do postów/ na bloga dla klientów. 

Otrzymuję je od klienta, który tworzy sam, lub pracuje z copywriterem i to są treści, które potem trafiają do mnie, do ostatecznego sprawdzenia i zamieszczenia. 

Moim zadaniem jest przygotowanie grafik, sprawdzenie treści, dodanie emoji, zaplanowanie w konkretnym medium społecznościowym lub publikacja od razu. 

Tylko u jednego klienta tworzę treści, jednak jest to klient z branży finansowo-ubezpieczeniowej, więc pisanie na tematy inwestycji, finansów, oszczędzania, nie stanowi dla mnie dużego problemu. 

Dlaczego o tym piszę ? Ponieważ bardzo często, na etapie korespondencji czy rozmowy z potencjalnym klientem jest spore zdziwienie, że nie będę pisała postów. 

Lubię pisać na tematy mi znane, na swój blog, czy swoje social media. Chodź przyznam, że nie przychodzi mi to lekko. 

Nigdy nie miałam zdolności do ładnego i ciekawego pisania, mimo iż kończyłam liceum o profilu humanistycznym, a następnie poszłam na pedagogikę 🙂 

Posty zamieszczam na: FB (fanpage+grupa), IG, LI (jako osoba-klient), Twitter. 

Jestem też moderatorem grup na FB. Zatwierdzam członków, zmieniam cover foto, publikuję posty.

Na LinkedIn w imieniu klienta też mam kilka zadań 🙂 np. uzupełnienie profilu, akceptacja osób do sieci, sprawdzanie, czy zostały udzielone odpowiedzi na wszystkie komentarze.

Na FB biorę też udział w link-party jako klient. To znaczy – jeżeli na jakieś grupie jest dzień promocji biznesów, to publikuję treść (typu elevator-pitch) pod danym postem. Wyszukuję też grupy, do których może klient dołączyć.

NEWSLETTER i pomoc wirtualnej asystentki w tym temacie

Pracuję na systemie MailerLite oraz u jednego klienta na Fresh Mail.

Jak mogę Ci pomóc?

– mogę założyć konto w Mailer Lite (do 1000 subskrybentów – darmowe)

– stworzyć formularz zapisu i umieścić go na Twojej stronie www (o ile jest oparta na WordPress)

– przygotować i zaplanować wysyłkę kampanii (treść dostarczasz TY 🙂 )

– zrobić audyt Twojej kolejki maili w automatyzacji, czy są spójne, czy przyciski nie prowadzą do stron “widmo” 🙂 

– utworzyć Ci szablon fajnego maila, do którego będziesz później wstawiać treść i planować wysyłkę

– przygotować prostą automatyzację lub zaawansowaną, ale według Twojej procedury

– pozmieniać maile w szablonie Twojej automatyzacji np. do nowego webinaru 

– zrobić prosty landing page w Mailer Lite

– przygotować prezent za zapis – np. jakiś PDF w Canva

– przygotować pop-up/promocję na stronę www

– zaimportować bazę subskrybentów 

– sprawdzić testowy mail przed wysyłką 

BLOG/STRONA WWW oparta na WordPress

Jeżeli masz stronę www opartą na WordPress, to również mogę Ci pomóc. 

Często jest tak, że osoby zlecają zrobienie strony, ale nie dokupują już „opieki” nad nią. I w chwili chęci jakieś zmiany, nie wiedzą jak się na niej poruszać „od zaplecza”.

Ponieważ sama swoją stronę zrobiłam od A do Z, bez kursu (kurs kupiłam po jej zrobieniu :D), to również umiem poruszać się po kokpicie WordPressa. Sama też prowadzę blog, dodaję wpisy, robię drobne zmiany na www, co jakiś czas 🙂 

Co robię dla moich klientów?

Blog – zamieszczam wpisy, sprawdzam wpisy w wersji roboczej, dodaję grafiki do wpisu.

Drobne zmiany na stronie www– zmiana np. danych adresowych, zmiana treści na podstronach, zmiana linków pod przyciskami, zmiana grafik/ zdjęć, osadzenie filmu z YT.

Dodanie nowych wtyczek. 

Dodanie nowego użytkownika.

Integracja z Mailer Lite (była o tym mowa wyżej) – zamieszczenie formularza zapisu na newsletter, zamieszczenie pop-up.

Dodanie produktu do sklepu. 

Wygenerowanie kodu rabatowego. 

Bez Canvy ani rusz 🙂

Moje ulubione zajęcie – CANVA 🙂  Nie wiem jak mogłam bez niej żyć 🙂 

Jakie materiały w niej przygotowuję dla moich klientów?:

Grafiki do postów do social media, do wydarzeń na FB.

Cover foto

Obrazek wyróżniający do wpisu na blogu

Lead magnet- prezent za zapis

Przygotowuję PDF-y, workbooki, checklisty

Prezentacje

Infografiki

Kartki urodzinowe

Materiały szkoleniowe, kursowe

Grafiki do sklepu

Ekrany do filmów.

Oczywiście na swoje potrzeby, Canva jest używana praktycznie codziennie 🙂 

Znasz ? Korzystasz z Canvy? Jest to darmowe narzędzie, ja jednak bardzo polecam kupienie wersji PRO. 

Jeśli chciałabyś poznać inne programy przydatne do pracy jako wirtualna asystentka, serdecznie zapraszam Cię do pobrania tego e-booka, w którym zawarłam sprawdzone programy.

Inne zadania dla moich klientów

Jakie zadania jeszcze robię dla moich klientów:

🔹 kontaktuję się z ich klientami w imieniu mojego klienta (mam założone osobne skrzynki pocztowe)

🔹 przygotowuję dla montażysty plik audio do podcastu (wskazuję momenty do wycięcia, dżingle)

🔹 uzupełniam raporty

🔹 zajmuję się sprawami administacyjno-księgowymi 

🔹 uzupełniam comiesięczne dokumenty i wysyłam je kontrahentom

🔹 robię research

🔹 moderuję podczas webinarów

🔹 dodam napisy do filmu na YT

🔹 podstawowa obróbka audio i video

🔹 wyszukuję zdjęcia w banku zdjęć

🔹 zamawiam kuriera

🔹 rozpisuję zadania do wykonania w ramach projektu i ustalam priorytety – to szczególnie przed planowaną kampanią sprzedażową

Zdarza mi się zamawiać jedzenie na spotkanie zespołu, robić research na Tik Toku, zamawiać bony na amazon czy Douglas dla współpracowników (to bardzo często) czy zamawiać sprzęt biurowy (laptop, myszka, klawiatura).

Kończę wpis z moimi zadaniami, jako wirtualnej asystentki, chodź i tak nie wymieniłam wszystkich. 

Z miesiąca na miesiąc dochodzą nowe, ja też się ciągle uczę nowych rzeczy, więc i zakres obowiązków mi się poszerza. 

Od stycznia zaczęłam pomagać przy kampaniach, nie tylko jako WA, ale przy koordynowaniu projektów, ustalaniu harmonogramu. 

Każdy klient uczy mnie czegoś nowego. To mi się podoba w tej pracy, nie ma nudy i monotonii. 

Mam nadzieję, ze teraz już wiesz, że wirtualna asystentka, to nie tylko sprawy biuro-sekretariowe. 

Jeśli zastanawiasz się, czy w tym wpisie wymieniłam wszystkie zadania, które może wykonywać Wirtualna Asystentka, to bez wątpienia odpowiadam: Nie, to nie są wszystkie zadania. Liczba możliwych zadań jest ogromna i zależy od Twoich potrzeb oraz oczekiwań klienta. Nie byłabym w stanie wymienić ich wszystkich, ale mogę uchylić rąbka tajemnicy i podzielić się z Tobą listą 50 najczęściej wykonywanych zadań przez Wirtualne Asystentki.